AVANT / APRÈS l'automatisation

Combien d'heures et d'argent perdez-vous chaque semaine sur des tâches qui ne sont pas votre métier ?

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Secrétaire médicale

Clinique de médecine esthétique — 1 à 3 praticiens

Aujourd'hui

18h/sem

Avec automatisation

5h/sem

Temps libéré

~13h

Économie

~1 040 €

Gestion des appels et prise de RDV

6h/sem→1h30/sem

4h30 libérées · ~90 €/sem

Avant

Décrocher, vérifier les disponibilités, jongler entre les agendas de plusieurs praticiens. Beaucoup d’appels pour des questions simples : tarifs, disponibilités, localisation.

Après

Les patients réservent en ligne par type d’acte. Un chatbot répond aux questions fréquentes. Vous ne gérez que les cas particuliers et les demandes complexes.

Envoi et relance des devis

4h/sem→1h/sem

3h libérées · ~60 €/sem

Avant

Rédiger chaque devis manuellement après la consultation, le scanner, l’envoyer par mail. Relancer à la main ceux qui n’ont pas répondu sous 10 jours.

Après

Le devis est généré automatiquement après la consultation. Les relances partent à J+3, J+7, J+14. Vous suivez les conversions dans un tableau de bord.

Confirmation et rappels de rendez-vous

3h/sem→30min/sem

2h30 libérées · ~50 €/sem

Avant

Appeler ou envoyer un SMS à chaque patient 48h avant. Gérer les annulations de dernière minute et re-planifier les créneaux manuellement.

Après

Rappels automatiques par SMS et email à J-2 et J-1. Les annulations se re-planifient en ligne. Vous ne gérez que les situations exceptionnelles.

Gestion des consentements et documents

3h/sem→1h/sem

2h libérées · ~40 €/sem

Avant

Imprimer les formulaires de consentement, les faire signer en salle d’attente, les scanner, les ranger dans le dossier patient. Vérifier que tout est complet avant l’acte.

Après

Les consentements sont envoyés par email avant le RDV. Le patient signe électroniquement depuis son téléphone. Le dossier est complet automatiquement à son arrivée.

Encaissement et facturation

2h/sem→1h/sem

1h libérée · ~20 €/sem

Avant

Saisir les paiements, éditer les factures, gérer les facilités de paiement en plusieurs fois, pointer les impayés dans un tableau Excel.

Après

Les factures sont générées à la fin de l’acte. Les rappels de paiement partent automatiquement. Vous ne traitez que les cas litigieux.

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