IA ESTHÉTIQUE / FICHE PRATIQUE / SEPTEMBRE 2026
Mesurer avant d’automatiser
Secrétaire médicale · Clinique de médecine esthétique — 1 à 3 praticiens
Cette fiche sert à comparer une organisation actuelle à un essai d’automatisation. Les chiffres de la page avant/après sont des hypothèses : renseignez ici les temps réellement observés dans votre cabinet, sans donnée permettant d’identifier un patient.
1. Choisissez un périmètre comparable
Mesurez une semaine de référence, puis une semaine d’essai avec un volume de travail comparable. Notez le nombre de tâches, les exceptions et le temps consacré aux vérifications. Commencez les tests sur des données fictives.
Période de référence : ____________________ Période d’essai : ____________________
Responsable de la mesure : ___________________________________________________
2. Relevez les temps et les erreurs
| Tâche | Avant | Après, contrôles inclus | Volume / erreurs |
|---|---|---|---|
| Gestion des appels et prise de RDV | _____ | _____ | _____ |
| Envoi et relance des devis | _____ | _____ | _____ |
| Confirmation et rappels de rendez-vous | _____ | _____ | _____ |
| Gestion des consentements et documents | _____ | _____ | _____ |
| Encaissement et facturation | _____ | _____ | _____ |
3. Calculez un gain net
Temps net libéré = temps avant − temps après − supervision supplémentaire. Ne déduisez pas deux fois la supervision si elle est déjà comprise dans la colonne « Après ».
Valorisation indicative = heures nettes × coût horaire retenu. La simulation du site utilise 20 €/h et quatre semaines par mois pour ce profil. Remplacez ces hypothèses par vos valeurs et déduisez les abonnements ainsi que le coût de mise en place amorti sur une période explicite.
Heures nettes : __________ Coût horaire : __________ Coûts mensuels : __________
Du temps libéré n’est une économie de trésorerie que si une dépense diminue effectivement. Un éventuel revenu supplémentaire doit être mesuré séparément.
4. Décidez à partir de l’essai
- La qualité de service est-elle maintenue ? Vérifiez les erreurs et les retours de l’équipe.
- Les exceptions sont-elles visibles et attribuées à une personne ?
- Les accès, données et envois ont-ils été validés pour ce processus ?
- Peut-on arrêter le workflow et reprendre le traitement manuel ?
Décision et prochaine vérification : _____________________________________________